Strukturierung und Ablaufplanung

Nachdem ihre Vision einer Zukunft nun konkretere Züge annimmt ist es daran zu bedenken wie tägliche Abläufe aussehen und wie sie ihr Unternehmen aufstellen. Dabei ist es hilfreich sich einer vordefinierten optischen Darstellungsprache zu bedienen um eine klare Struktur zu schaffen. Eine dieser formalen Sprachen ist ARIS, welche in der Wirtschaft weit verbreitet ist. Zu dieser Sprache existieren eigene Softwarelösungen, die sie unterstützen können, ihnen aber keine Denkarbeit abnehmen können. Sicherlich ist bei häufiger Anwendung der Kauf einer derartigen Software sinnvoll, sollten sie jedoch zu ersten Mal oder nur selten Strukturieren, dann empfehlen wir ihnen eigene Ausdrucksformen.


Wichtig ist, dass sie optisch nachvollziehbar ihre Geschäftstätigkeit darstellen. Dazu gibt es einfachste Hilfsmittel die sie nicht zusätzlich Geld kosten. Definieren sie für sich selbst wie etwa ein Symbol für eine Handelnde Person oder eine Organisation (wie etwa Lieferanten) oder für Entscheidungspunkte aussehen kann. Nachdem sie das definiert haben, nehmen Sie sich einfach ein großes Blatt Papier und beginnen Sie den Ablauf aufzuzeichnen oder mit Papierkärtchen zu legen. Definieren sie genau was in jedem Schritt geschieht und wie dies geschieht. Ihre grafische Darstellung sollte dazu geeignet sein genau widerzuspiegeln, wie ihre groben Abläufe aussehen. Weiters sollten sie dazu in der Lage sein einem Außenstehenden diesen Ablaufplan erklären zu können. Bei genauer Betrachtung heißt das also, wenn sie etwa einen Pfeil von sich zu ihren Kunden zeichnen, dann sollten sie genau definieren, was dieser bedeutet. Sicherlich werden ihnen einige Hürden unterkommen, wenn sie diesen Schritt begehen, was sie allerdings nicht erschrecken sollte.

Hürden und Herausforderungen die sie auf diesem Wege finden sind sofern sie gefunden werden ein sehr wichtiges Element um Lösungen zu finden die funktionell sind. Seien sie also froh über jedes Problem, dass sie bereits in der Planungsphase entdecken.

Eine so gefundene Ablaufplanung ist für ihre weitere Tätigkeit sehr hilfreich, da oft schon bei der Erstellung der Planung Schwachstellen oder Eventualitäten zu Tage treten die sie in dieser Phase noch verändern können, ohne Geld zu verlieren.

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